A partir del 13 de septiembre, los usuarios deberán ingresar una clave de acceso para visualizar los documentos.
Google lanzó una actualización para reforzar la seguridad de los documentos compartidos de su herramienta Google Drive. Se estrenará a partir del 13 de septiembre de 2021 y aplicará tanto para clientes que tengan una cuenta gratuita como para los miembros de Workspace.
La actualización consistirá en que ya será necesario escribir un código para poder acceder a los documentos que se envíen a través de un enlace. La clave de acceso no será obligatoria para los usuarios que ya hayan visto el documento o para quien tenga acceso directo a ellos, sin embargo, a partir del 13 de septiembre, deberán ingresar una URL con clave de acceso.
Restricciones
Google Workspace
- Los administradores pueden elegir cómo se aplicará la nueva norma en sus organizaciones y añadir indicaciones para cada tipo de usuario.
- Pueden utilizar el “Centro de alertas” para saber cuáles de sus archivos han sido afectados. La alerta se mostrará con el asunto “Actualización de seguridad para Drive”.
- Deben elegir antes del próximo 23 de julio cómo se aplicará la actualización de seguridad en su organización. También se puede hacer después de esa fecha, la única diferencia es que Drive no enviará una notificación a sus usuarios para informarles del cambio.
- Los usuarios que tengan o administren archivos afectados por la nueva actualización recibirán una notificación por correo a partir del 26 de julio a menos que su compañía haya rechazado la actualización. También tendrán hasta el 13 de septiembre para determinar cómo se aplicará a sus archivos, siempre y cuando el administrador se los permita.
Aunque ninguno de tus contenidos se vea afectado en este momento, esta actualización podría afectar a tu organización en el futuro. Podrán llegar archivos afectados a tu organización a través de unidades compartidas o de un cambio en la propiedad de los archivos”, se destaca en el comunicado oficial.
¿Cómo puedo aplicar la actualización?
- Iniciar sesión en la consola de administración de Google utilizando una cuenta de administrador.
- En la página principal de la consola de administración, ir a Aplicaciones/Google Workspace/Drive/Documentos.
- Hacer clic en Opciones para compartir y luego en Actualización de seguridad de enlaces.
Después se debe optar por una opción, según se explica en el comunicado:
- 1. Aplicar la actualización de seguridad sin que los usuarios puedan quitarla: esta opción es la predeterminada para centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de la organización.
2. Aplicar la actualización de seguridad, pero los usuarios pueden quitarla en archivos específicos: esta opción es la predeterminada para organizaciones que no sean centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de la organización.
3. Quitar actualización de seguridad (no recomendada por Google): los enlaces a los archivos siguen siendo igual. No hay ninguna opción para eliminar la actualización de seguridad de las carpetas.
Una vez que se eligió la opción correspondiente hay que presionar en “guardar”.
Cuentas gratuitas
Los usuarios con cuentas personales recibirán una notificación de Google Drive donde se les indicará cuáles de sus archivos serán afectados por la actualización. Se enviará a partir del 26 de julio. Una buena noticia es que tendrán la opción de eliminar la actualización de seguridad y tienen hasta el 13 de septiembre para escoger cómo aplica a sus archivos.